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Como organizar o departamento pessoal? Veja 6 passos
Organize o departamento pessoal da sua empresa e garanta um ambiente de trabalho mais saudável
O departamento pessoal é a ponte entre a empresa e os seus colaboradores. Mas a sua responsabilidade não acaba por aí.
É ele que garante que os funcionários sejam tratados com justiça e respeito, e que suas necessidades sejam atendidas.
Desse modo, é importante que esse departamento seja bem organizado, para que a empresa possa ter um ambiente de trabalho saudável e produtivo.
Pensando nisso, vamos apresentar 6 passos para organizar o DP da sua empresa e garantir mais eficiência e produtividade.
Por que o departamento pessoal é tão importante para uma empresa?
O departamento pessoal é uma parte essencial de qualquer organização, responsável por lidar com uma série de atividades relacionadas aos funcionários.
Essas tarefas garantem que as questões trabalhistas e administrativas sejam tratadas, de forma eficiente e clara, segundo a legislação vigente.
Abaixo, listamos algumas das principais atividades de responsabilidade do departamento pessoal:
- Elaboração de contratos de trabalho
- Registro de ponto
- Cálculo de folha de pagamento
- Descontos e deduções salariais
- Emissão de holerites
- Controle de benefícios e valores
- Férias e licenças
- Rescisões contratuais
- Atendimento às demandas trabalhistas
- Gestão de benefícios sociais
- Acompanhamento da legislação trabalhista
- Comunicação com órgãos governamentais
- Gestão de FGTS e INSS
- Entre outros
Essas atividades garantem que a relação entre a empresa e seus funcionários seja realizada de maneira eficaz e conforme mandam as regulamentações vigentes.
Sem mais delongas, veja os seis passos:
1- Defina as atribuições e responsabilidades do departamento pessoal
Em primeiro lugar, não dá para ter organização sem a separação correta de responsabilidades. Em uma empresa, se todos fazem tudo, no final, ninguém faz nada.
Por isso, o primeiro passo para organizar o DP é definir quais são as atribuições e responsabilidades de cada profissional que faz parte da equipe.
Essa simples atribuição de deveres, ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho, a duplicidade de tarefas e a falta de comunicação.
2- Padronize os processos e documentos do departamento pessoal
O segundo passo simples: a padronização.
Nesse sentido, é fundamental padronizar os processos e documentos que envolvem a gestão de pessoas.
Esse processo otimiza o tempo e recursos de tarefas cotidianas e repetitivas, que demandam atenção e cuidado específico.
3- Invista em tecnologia para automatizar e integrar as atividades do departamento pessoal
A tecnologia está presente em todo lugar. Com isso você não pode discordar. Logo, por que não usá-la?
Portanto, é preciso investir em tecnologia para automatizar e integrar as atividades do departamento pessoal.
Por exemplo, é possível utilizar um software de folha de pagamento que faça o cálculo dos salários, impostos, benefícios e descontos, de forma automática e integrada, com o sistema contábil da empresa.
Isso facilita e muito o dia a dia do gestor de DP.
4- Crie um cronograma de atividades e prazos para o departamento pessoal
Esse já é o quarto passo, mas ainda não falamos de cronogramas. Organização e cronogramas são duas coisas que simplesmente combinam.
Na organização de departamento pessoal, é preciso investir em um cronograma de atividades e prazos.
Planejar e organizar as tarefas, seguindo as datas e os períodos estabelecidos pela legislação, pelos acordos coletivos e pelos contratos individuais é de extrema importância.
5- Mantenha um arquivo organizado e atualizado dos documentos do departamento pessoal
Guardar e preservar os documentos que comprovam as informações e as transações realizadas pelo departamento pessoal, como contratos, fichas, recibos, guias, declarações, etc., é simplesmente indispensável.
Esse passo é responsável por garantir sua segurança.
6- Capacite e motive os profissionais do departamento pessoal
Enfim, o sexto passo listado aqui, para organizar o departamento pessoal, é capacitar e motivar os profissionais do setor.
Como? É simples, comece por fornecer treinamentos, cursos, palestras e workshops que atualizem e aprimorem os conhecimentos e as habilidades dos profissionais do departamento pessoal.
Além disso, é importante reconhecer e recompensar o desempenho, a dedicação e o comprometimento dos profissionais, criando um clima de valorização e satisfação no trabalho.
Separamos mais um artigo para você:
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Organizar o DP da sua empresa é uma tarefa que exige planejamento e conhecimentos específicos.
Por isso, o passo mais simples nós não falamos ainda. Contar com o nosso apoio e terceirizar o seu DP, e contar com a equipe Datalex!
Sim, esse é o passo mais simples que sua empresa pode tomar para organizar o departamento pessoal.
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